Kontakt

• 1: Kontakte aus Business Central übernehmen
• 2: Neue Kontakte nach Business Central übertragen
• 3: Rückmeldung aus Business Central
• 4: Änderungen nach Business Central übertragen
• 5: Löschung in Business Central nachvollziehen

flowchart TB
  START(["Kontakt entsteht"]) --> Q{"Wo?"}

  Q -->|"in CE angelegt"| C0{"Firma bereits<br/>in BC?"}
  Q -->|"in BC angelegt"| B1["<b>Aus BC übernehmen</b><br/>Kontakt erscheint in CE"]

  C0 -->|nein| BLOCK["Freigabe wird abgelehnt —<br/>erst die Firma übertragen"]
  C0 -->|ja| C1["Feld <b>BC System-ID</b><br/>ist noch leer"]

  C1 --> C2{"<b>Sync zu BC</b><br/>freigegeben?"}
  C2 -->|nein| WAIT["Kontakt bleibt in CE"]
  C2 -->|ja| C3["<b>Neu nach BC</b><br/>Kontakt wird in BC angelegt"]

  C3 --> C4["<b>Rückmeldung aus BC</b><br/>BC Kontaktnummer, BC System-ID<br/>und Adressdaten kommen zurück"]

  B1 --> SYNC["Kontakt existiert in beiden Systemen"]
  C4 --> SYNC

  SYNC --> U1["Änderung in CE<br/><b>Änderungen nach BC</b>"]
  SYNC --> U2["Änderung in BC<br/><b>Aus BC übernehmen</b>"]
  U1 --> SYNC
  U2 --> SYNC

  SYNC --> D1["Kontakt in BC gelöscht"]
  D1 --> D2["<b>Löschung aus BC</b><br/>Kontakt in CE wird deaktiviert"]

1 - Kontakte aus Business Central übernehmen

Was passiert hier?

Wird in Business Central ein Kontakt angelegt oder geändert, erscheint er kurz darauf in Customer Engagement. Existiert der Kontakt dort schon, werden seine Felder aktualisiert; existiert er noch nicht, wird er neu angelegt.

Wiedererkannt wird ein Kontakt an seiner BC Kontaktnummer — nicht am Namen.

Der Abgleich holt bei jedem Lauf nur, was sich seit dem letzten Mal geändert hat.

Welche Felder kommen an?

Worauf zu achten ist

Die Firma muss zuerst da sein

Die Zuordnung zur Firma wird über deren BC Kontaktnummer hergestellt. Ist die Firma in CE noch nicht vorhanden — etwa weil der Firmen-Abgleich noch nicht gelaufen ist —, bleibt das Feld Firmenname am Kontakt leer. Da die Firmen-Jobs (410) vor den Kontakt-Jobs (430) laufen, findet das normalerweise innerhalb desselben Laufs zusammen.

Der Verkäufer wird nicht mitgeholt

Anders als bei der Firma holt dieser Schritt den Verkäufer (BC) nicht aus BC ab — obwohl er in der Gegenrichtung übertragen wird. Was in CE im Feld Verkäufer (BC) steht, stammt also aus CE selbst, nicht aus dem ERP.

Die Funktion wird nicht mitgeholt

Auch das Standardfeld Position (die Funktion als Freitext) wird nicht aus BC geholt. Übertragen wird nur Position (BC), die Organisationsebene — das ist ein anderes Feld. Siehe die Warnung in der Kontakt-Übersicht.

Der Kontakt wird automatisch für BC freigegeben

Das Feld Sync zu BC wird auf „Ja" gesetzt. Ab sofort werden also auch Änderungen aus CE zurück nach BC übertragen.

Verknüpfungen brauchen aktuelle Stammdaten

Anrede, Sprache, Organisationsebene und Land kommen aus BC als Kürzel und werden in CE zu Verknüpfungen aufgelöst. Fehlt das passende Stammdatum, bleibt das Feld leer. Die Stammdatenlisten werden vorher abgeglichen.

Technische Details

Die vollständige technische Mapping-Tabelle mit Feldzuordnungen, Key-Auflösung und Transformationen steht unter Technisches Mapping → contactsfrombc.

2 - Neue Kontakte nach Business Central übertragen

Was passiert hier?

Der Vertrieb legt einen Kontakt in Customer Engagement an. Sobald das Feld Sync zu BC auf „Ja" gesetzt ist, wird er beim nächsten Lauf in Business Central angelegt — als Personenkontakt, zugeordnet zu seiner Firma.

Zwei Bedingungen müssen erfüllt sein:

1. Sync zu BC steht auf „Ja"
2. das Feld BC System-ID ist noch leer

Ist die BC System-ID bereits gefüllt, greift stattdessen Änderungen nach BC.

Vorher: die Firma muss in BC sein

Business Central kann einen Kontakt nur anlegen, wenn dessen Firma dort schon existiert. Deshalb lässt sich ein Kontakt gar nicht erst freigeben, solange die BC System-ID seiner Firma leer ist — die Lösung lehnt die Freigabe ab.

flowchart LR
  A["Kontakt in CE angelegt"] --> B{"BC System-ID<br/>der <b>Firma</b> gefüllt?"}
  B -->|nein| C["Freigabe wird abgelehnt"]
  B -->|ja| D{"Sync zu BC<br/>= Ja?"}
  D -->|nein| E["nichts passiert"]
  D -->|ja| F["Kontakt wird in BC angelegt"]
  F --> G["Rückmeldung aus BC"]

Wird die Firma freigegeben und sind ihre Kontakte ebenfalls freigegeben, ordnet sich das über die Ausführungsreihenfolge von selbst: Die Firma wird in Durchlauf 1 angelegt und zurückgemeldet, die Kontakte folgen im nächsten Durchlauf. Siehe Freigabe nach Business Central.

Welche Felder gehen nach BC?

Worauf zu achten ist

Die Funktion wird nicht mitgeschickt

Das Standardfeld Position (die Funktion als Freitext) ist weder bei der Neuanlage noch beim Ändern Teil der Übertragung. Die Funktion bleibt in CE.

Die Organisationsebene wird nicht mitgeschickt

Position (BC) — die Organisationsebene — läuft nur von BC nach CE. Was in CE in diesem Feld steht, hat auf BC keine Wirkung.

Ohne Firma keine Zuordnung

Die Zuordnung zur Firma wird über deren BC Kontaktnummer aufgelöst. Ist sie leer, kommt der Kontakt ohne Firmenzuordnung in BC an. Die Freigaberegel verhindert das normalerweise — beim Umhängen an eine noch nicht übertragene Firma ist aber Vorsicht geboten.

Doppelte Anlage ist ausgeschlossen

Läuft der Abgleich zweimal, bevor die Rückmeldung eingetroffen ist, entsteht in BC trotzdem kein zweiter Kontakt. Der Datensatz wird über die in BC hinterlegte Dataverse Id wiedererkannt.

Technische Details

Die vollständige technische Mapping-Tabelle mit Feldzuordnungen, Key-Auflösung und Transformationen steht unter Technisches Mapping → contactsnewfromce.

3 - Rückmeldung aus Business Central

Was passiert hier?

Wenn ein Kontakt neu nach BC übertragen wird, vergibt Business Central zwei Werte, die Customer Engagement noch nicht kennen kann:

• die BC Kontaktnummer aus dem Nummernkreis des ERP
• die BC System-ID, den technischen Schlüssel des Datensatzes

Beim Kontakt kommt aber noch etwas hinzu: Business Central schickt auch die Adressdaten zurück.

Warum Adressdaten zurückkommen

Legt man in Business Central einen Personenkontakt an und ordnet ihn einem Unternehmen zu, übernimmt BC dessen Adresse, sofern der Kontakt keine eigene hat. Der Datensatz in BC sieht danach also anders aus, als CE ihn abgeschickt hat.

Damit beide Systeme übereinstimmen, holt dieser Schritt die Adressdaten in dem Zustand zurück, den BC ihnen gegeben hat, und schreibt sie in CE.

sequenceDiagram
  participant CE as Customer Engagement
  participant BC as Business Central
  CE->>BC: neuer Kontakt (ggf. ohne Adresse)
  Note over BC: BC ergänzt die Adresse<br/>aus dem Unternehmen
  BC-->>CE: Nummer, System-ID<br/>und die ergänzte Adresse
  Note over CE: Kontakt wird nachgezogen

Bei der Firma ist das nicht nötig — dort kommen nur Nummer und Id zurück.

Welche Felder kommen zurück?

Warum das der wichtigste Schritt der Kette ist

Die BC System-ID ist der Nachweis, dass der Kontakt im ERP angekommen ist. Erst wenn sie gefüllt ist, ändert sich das Verhalten der Kette:

Worauf zu achten ist

In CE erfasste Adressdaten können überschrieben werden

Da BC die Adresse ergänzt und zurückschickt, kann eine in CE erfasste abweichende Adresse durch die BC-Fassung ersetzt werden. Wer eine vom Firmensitz abweichende Kontaktadresse pflegt, sollte nach der ersten Übertragung prüfen, ob sie erhalten geblieben ist.

Es dauert zwei Durchläufe

Anlage und Rückmeldung laufen nacheinander. Bis BC Kontaktnummer und System-ID in CE stehen, vergeht ein weiterer Durchlauf.

Technische Details

Die vollständige technische Mapping-Tabelle mit Feldzuordnungen, Key-Auflösung und Transformationen steht unter Technisches Mapping → contactsresponsefrombc.

4 - Änderungen nach Business Central übertragen

Was passiert hier?

Sobald ein Kontakt in beiden Systemen existiert, hält dieser Schritt Business Central auf dem Stand von Customer Engagement.

Erfasst werden Kontakte, bei denen beides zutrifft:

1. Sync zu BC steht auf „Ja"
2. das Feld BC System-ID ist gefüllt

Ist die BC System-ID leer, greift stattdessen Neu nach BC. Die beiden Schritte schließen sich gegenseitig aus.

Welche Felder gehen nach BC?

Worauf zu achten ist

Die Funktion wird nicht übertragen

Position (die Funktion als Freitext) ist weder Teil der Neuanlage noch dieses Schritts. Die Funktion eines Kontakts wird also in keine Richtung abgeglichen — in BC gepflegte Werte bleiben dort, in CE gepflegte bleiben in CE.

Umhängen an eine andere Firma geht nach BC

Anders als bei der Firma ist die Zuordnung zur übergeordneten Firma beim Kontakt bidirektional. Wird ein Kontakt in CE an eine andere Firma gehängt, wird das nach BC übertragen — aufgelöst über die BC Kontaktnummer der neuen Firma.

Ist die neue Firma noch nicht in BC, kann die Zuordnung nicht gebildet werden. Die Lösung lehnt das Umhängen deshalb ab, solange die BC System-ID der neuen Firma leer ist — siehe Freigabe nach Business Central.

Die Organisationsebene bleibt unberührt

Position (BC) — die Organisationsebene — wird nicht zurückgeschrieben. Sie kommt nur aus BC. Eine Änderung in CE hat keine Wirkung und wird beim nächsten Abgleich überschrieben.

Die Kontaktart wird bewusst nicht überschrieben

Anders als beim Anlegen schickt dieser Schritt die Kontaktart nicht mit. Eine in BC vorgenommene Anpassung bleibt erhalten.

Es gibt keine Konfliktauflösung

Die fachlichen Felder werden in beide Richtungen abgeglichen. Wird derselbe Kontakt gleichzeitig in CE und BC geändert, gewinnt der spätere Schreibvorgang.

Technische Details

Die vollständige technische Mapping-Tabelle mit Feldzuordnungen, Key-Auflösung und Transformationen steht unter Technisches Mapping → contactupdatesfromce.

5 - Löschung in Business Central nachvollziehen

Was passiert hier?

Wird ein Kontakt in Business Central gelöscht, wird er in Customer Engagement deaktiviert — er bleibt also erhalten und wird nur inaktiv gesetzt.

Der Weg führt über das Änderungsprotokoll von BC: Ein gelöschter Kontakt taucht in der normalen Schnittstelle nicht mehr auf und könnte durch Abgleich gar nicht gefunden werden. Das Protokoll hält dagegen fest, dass etwas gelöscht wurde.

Wiedererkannt wird der Kontakt über die BC System-ID — anders als beim Übernehmen aus BC, das über die BC Kontaktnummer geht. Das Protokoll kennt nur die System-ID des gelöschten Datensatzes.

Firma und Kontakt teilen sich dieselbe BC-Tabelle

In Business Central liegen Firmenkontakte und Personenkontakte in derselben Tabelle. Das Änderungsprotokoll unterscheidet sie nicht — beim Löschen entsteht in beiden Fällen derselbe Eintragstyp.

Deshalb lesen zwei Jobs dieselben Protokolleinträge und sortieren sie über die BC System-ID selbst auseinander:

flowchart LR
  A["Kontakt oder Firma<br/>in BC gelöscht"] --> B["Eintrag im<br/>Änderungsprotokoll"]
  B --> C["<b>Löschung aus BC (Firma)</b><br/>sucht in den Firmen"]
  B --> D["<b>Löschung aus BC (Kontakt)</b><br/>sucht in den Kontakten"]
  C --> E["gefunden → deaktivieren"]
  C --> F["nicht gefunden →<br/>nichts passiert"]
  D --> G["gefunden → deaktivieren"]
  D --> H["nicht gefunden →<br/>nichts passiert"]

Ein gelöschter Personenkontakt wird nur vom Kontakt-Job gefunden, eine gelöschte Firma nur vom Firmen-Job. Der jeweils andere läuft ins Leere und tut nichts. Das ist kein Fehler, sondern der Mechanismus.

Warum nicht gelöscht wird

An einem Kontakt hängen Verkaufschancen, Angebote und Aktivitäten. Ein hartes Löschen würde diese Historie zerstören. Den Kontakt inaktiv zu setzen erhält den Zusammenhang und macht zugleich sichtbar, dass er im ERP nicht mehr existiert.

Was sich am Kontakt ändert

Alle übrigen Felder bleiben unverändert — auch Sync zu BC und die BC System-ID.

Der Kontakt bleibt im Abgleich nach BC

Da Freigabe und BC System-ID stehen bleiben, fällt der deaktivierte Kontakt weiterhin in den Zuständigkeitsbereich von Änderungen nach BC — dieser Schritt prüft nur diese beiden Felder, nicht den Status.

Reaktivieren geht nicht automatisch

Wird der Kontakt in BC erneut angelegt, bekommt er dort eine neue System-ID und Kontaktnummer. Er kommt dann als neuer Kontakt nach CE — der deaktivierte bleibt daneben stehen. Eine automatische Zusammenführung gibt es nicht.

Technische Details

Die vollständige technische Mapping-Tabelle mit Feldzuordnungen, Key-Auflösung und Transformationen steht unter Technisches Mapping → contactsfrombcdelete.