Firma

• 1: Firmen aus Business Central übernehmen
• 2: Neue Firmen nach Business Central übertragen
• 3: Rückmeldung aus Business Central
• 4: Änderungen nach Business Central übertragen
• 5: Löschung in Business Central nachvollziehen

flowchart TB
  START(["Firma entsteht"]) --> Q{"Wo?"}

  Q -->|"in CE angelegt"| C1["Feld <b>BC System-ID</b><br/>ist noch leer"]
  Q -->|"in BC angelegt"| B1["<b>Aus BC übernehmen</b><br/>Firma erscheint in CE"]

  C1 --> C2{"<b>Sync zu BC</b><br/>freigegeben?"}
  C2 -->|nein| WAIT["Firma bleibt in CE —<br/>nichts wird übertragen"]
  C2 -->|ja| C3["<b>Neu nach BC</b><br/>Firma wird in BC angelegt"]

  C3 --> C4["<b>Rückmeldung aus BC</b><br/>Kontaktnummer und<br/>BC System-ID kommen zurück"]

  B1 --> SYNC["Firma existiert in beiden Systemen"]
  C4 --> SYNC

  SYNC --> U1["Änderung in CE<br/><b>Änderungen nach BC</b>"]
  SYNC --> U2["Änderung in BC<br/><b>Aus BC übernehmen</b>"]
  U1 --> SYNC
  U2 --> SYNC

  SYNC --> D1["Firma in BC gelöscht"]
  D1 --> D2["<b>Löschung aus BC</b><br/>Firma in CE wird deaktiviert"]

1 - Firmen aus Business Central übernehmen

Was passiert hier?

Wird in Business Central ein Firmenkontakt angelegt oder geändert, erscheint er kurz darauf in Customer Engagement. Existiert die Firma dort schon, werden ihre Felder aktualisiert; existiert sie noch nicht, wird sie neu angelegt.

Wiedererkannt wird eine Firma an ihrer BC Kontaktnummer. Sie ist die Klammer zwischen beiden Systemen — nicht der Firmenname.

Der Abgleich holt bei jedem Lauf nur, was sich seit dem letzten Mal geändert hat. Ein Vollabgleich findet nicht statt.

Welche Felder kommen an?

Worauf zu achten ist

Der Firmenname wird nicht überschrieben

Der Name aus BC landet im Feld Name 1 (BC) — nicht im Standardfeld Firmenname. Was in CE als Firmenname gepflegt ist, bleibt also unangetastet. Das ist gewollt: In CE darf der geläufige Marktname stehen, in BC der vollständige Name aus dem Handelsregister.

Die Firma wird automatisch für BC freigegeben

Das Feld Sync zu BC wird auf „Ja" gesetzt. Das ist folgerichtig — die Firma existiert im ERP ja bereits — hat aber eine Konsequenz: Ab sofort werden auch Änderungen aus CE zurück nach BC übertragen, und die Kontakte dieser Firma dürfen freigegeben werden.

Vier Felder kommen nur aus BC

Debitornummer, Kreditornummer, Debitorrabattgruppe und die übergeordnete Firma sind ERP-Daten. Sie werden nie von CE nach BC zurückgeschrieben. Eine Änderung in CE hat keine Wirkung und wird beim nächsten Abgleich überschrieben.

Verknüpfungen brauchen aktuelle Stammdaten

Land, Verkäufer und Debitorrabattgruppe kommen aus BC als Kürzel und werden in CE zu echten Verknüpfungen aufgelöst. Fehlt das passende Stammdatum in CE — etwa ein neu in BC angelegter Verkäufer —, bleibt das Feld an der Firma leer. Die Stammdatenlisten werden vor den Firmen abgeglichen, sodass das normalerweise innerhalb desselben Laufs zusammenfindet.

Firmen sind nie ihre eigene übergeordnete Firma

In Business Central trägt ein Firmenkontakt sich selbst als Unternehmen ein. Ohne Sonderbehandlung entstünde in CE eine Firma, die auf sich selbst verweist. Der Abgleich erkennt diesen Fall und lässt das Feld Übergeordnete Firma dann leer.

Technische Details

Die vollständige technische Mapping-Tabelle mit Feldzuordnungen, Key-Auflösung und Transformationen steht unter Technisches Mapping → accountsfrombc.

2 - Neue Firmen nach Business Central übertragen

Was passiert hier?

Der Vertrieb legt eine Firma in Customer Engagement an. Zunächst bleibt sie dort — das ERP erfährt nichts davon. Erst wenn das Feld Sync zu BC auf „Ja" gesetzt wird, wird die Firma beim nächsten Lauf in Business Central angelegt.

Zwei Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein:

1. Sync zu BC steht auf „Ja"
2. das Feld BC System-ID ist noch leer — BC kennt die Firma also noch nicht

Ist die BC System-ID bereits gefüllt, greift stattdessen Änderungen nach BC.

Unmittelbar nach dem Anlegen läuft die Rückmeldung aus BC und trägt Kontaktnummer und BC System-ID in CE nach. Erst danach gilt die Firma als „in BC angekommen".

flowchart LR
  A["Firma in CE angelegt"] --> B{"Sync zu BC<br/>= Ja?"}
  B -->|nein| C["nichts passiert"]
  B -->|ja| D{"BC System-ID<br/>leer?"}
  D -->|nein| E["Änderungen nach BC<br/>greift stattdessen"]
  D -->|ja| F["Firma wird in BC angelegt"]
  F --> G["Rückmeldung aus BC<br/>füllt Kontaktnummer<br/>und BC System-ID"]

Welche Felder gehen nach BC?

Worauf zu achten ist

Der Name muss in „Name 1 (BC)" stehen

Übertragen wird Name 1 (BC), nicht das Standardfeld Firmenname. Ist Name 1 (BC) leer, kommt die Firma ohne Namen in BC an. Wer eine Firma für BC freigibt, sollte dieses Feld also gefüllt haben.

Debitornummer und Rabattgruppe werden nicht mitgeschickt

Debitornummer, Kreditornummer, Debitorrabattgruppe und die übergeordnete Firma werden nicht nach BC übertragen. Diese Daten entstehen im ERP und fließen nur von dort nach CE zurück. Was in CE in diesen Feldern steht, spielt für die Übertragung keine Rolle.

Kontaktart und Anrede werden nur einmal gesetzt

Beim Anlegen wird die Kontaktart fest auf „Company" gesetzt, damit BC den Datensatz als Firmenkontakt und nicht als Person führt; der Anredecode wird auf „MANDANT" gesetzt. Beide Felder werden später nie wieder angefasst — eine spätere Änderung in BC bleibt also erhalten.

Doppelte Anlage ist ausgeschlossen

Läuft der Abgleich zweimal, bevor die Rückmeldung eingetroffen ist, entsteht in BC trotzdem keine zweite Firma. Der Datensatz wird über die in BC hinterlegte Dataverse Id wiedererkannt.

Erst die Firma, dann der Kontakt

Ein Kontakt kann in BC nur angelegt werden, wenn seine Firma dort bereits existiert. Die Freigabe eines Kontakts wird deshalb abgelehnt, solange die BC System-ID seiner Firma leer ist — siehe Freigabe nach Business Central.

Technische Details

Die vollständige technische Mapping-Tabelle mit Feldzuordnungen, Key-Auflösung und Transformationen steht unter Technisches Mapping → accountsnewfromce.

3 - Rückmeldung aus Business Central

Was passiert hier?

Wenn eine Firma neu nach BC übertragen wird, vergibt Business Central dabei zwei Werte, die Customer Engagement noch nicht kennen kann:

• die BC Kontaktnummer aus dem Nummernkreis des ERP
• die BC System-ID, den technischen Schlüssel des Datensatzes

Dieser Schritt trägt beides in CE nach. Er läuft direkt im Anschluss an die Anlage und wertet dabei die Antwort von Business Central aus — es ist keine erneute Abfrage.

sequenceDiagram
  participant CE as Customer Engagement
  participant BC as Business Central
  CE->>BC: neue Firma anlegen
  BC-->>CE: Antwort mit Kontaktnummer und BC System-ID
  Note over CE: Rückmeldung trägt beides<br/>an der Firma nach

Warum das der wichtigste Schritt der Kette ist

Die BC System-ID ist mehr als eine technische Kennung — sie ist der Nachweis, dass die Firma im ERP angekommen ist. Solange sie leer ist, gilt die Firma als „noch nicht in BC". Erst wenn sie gefüllt ist, ändert sich das Verhalten der gesamten Kette:

Genau darauf baut die Freigaberegel auf: Ein gesetztes Häkchen bei Sync zu BC bedeutet nur „soll übertragen werden". Eine gefüllte BC System-ID bedeutet „ist übertragen". Siehe Freigabe nach Business Central.

Welche Felder kommen zurück?

Mehr nicht. Alle fachlichen Daten hat CE ja bereits — sie wurden gerade erst dorthin übertragen.

Worauf zu achten ist

Es dauert zwei Durchläufe

Anlage und Rückmeldung gehören zusammen, laufen aber nacheinander. Wer eine Firma freigibt und gleich danach in CE nachsieht, findet die BC System-ID unter Umständen noch nicht — und kann die zugehörigen Kontakte deshalb noch nicht freigeben. Nach spätestens zwei Durchläufen ist der Zustand stabil.

Bleibt die Rückmeldung aus, hängt die Firma fest

Ohne gefüllte BC System-ID gilt die Firma weiterhin als „nicht in BC vorhanden". Sie würde beim nächsten Lauf erneut zur Anlage angeboten — dass dabei keine Dublette entsteht, verhindert die Wiedererkennung über die Dataverse Id. Bleibt der Zustand über mehrere Läufe bestehen, ist das ein Hinweis auf einen Fehler bei der Übertragung und sollte geprüft werden.

Technische Details

Die vollständige technische Mapping-Tabelle mit Feldzuordnungen, Key-Auflösung und Transformationen steht unter Technisches Mapping → accountsresponsefrombc.

4 - Änderungen nach Business Central übertragen

Was passiert hier?

Sobald eine Firma in beiden Systemen existiert, hält dieser Schritt Business Central auf dem Stand von Customer Engagement. Er ist das Gegenstück zu Aus BC übernehmen — dieselben Felder, nur andersherum.

Erfasst werden Firmen, bei denen beides zutrifft:

1. Sync zu BC steht auf „Ja"
2. das Feld BC System-ID ist gefüllt — BC kennt die Firma also

Ist die BC System-ID leer, greift stattdessen Neu nach BC. Die beiden Schritte schließen sich gegenseitig aus.

Welche Felder gehen nach BC?

Elf fachliche Felder — dieselben, die auch in die Gegenrichtung laufen.

Worauf zu achten ist

Es gibt keine Konfliktauflösung

Diese elf Felder werden in beide Richtungen abgeglichen. Wird dieselbe Firma gleichzeitig in CE und in BC geändert, gewinnt schlicht der spätere Schreibvorgang. Ein Abgleich Feld für Feld oder eine Warnung findet nicht statt.

Anrede und Kontaktart werden bewusst nicht überschrieben

Anders als beim Anlegen schickt dieser Schritt Kontaktart und Anredecode nicht mit. Wird die Anrede in BC angepasst, bleibt sie erhalten. Würde sie mitgeschickt, würde sie bei jedem Lauf wieder auf den Vorgabewert zurückgesetzt.

ERP-Felder bleiben unberührt

Debitornummer, Kreditornummer, Debitorrabattgruppe und übergeordnete Firma werden nicht zurückgeschrieben. Wer diese Felder in CE ändert, ändert nichts in BC — und die Änderung wird beim nächsten Abgleich aus BC überschrieben.

Deaktivierte Firmen bleiben erfasst

Wurde eine Firma in BC gelöscht und daraufhin in CE deaktiviert, bleiben Freigabe und BC System-ID stehen. Da dieser Schritt nur diese beiden Felder prüft, fällt der Datensatz weiterhin in seinen Zuständigkeitsbereich.

Technische Details

Die vollständige technische Mapping-Tabelle mit Feldzuordnungen, Key-Auflösung und Transformationen steht unter Technisches Mapping → accountupdatesfromce.

5 - Löschung in Business Central nachvollziehen

Was passiert hier?

Wird eine Firma in Business Central gelöscht, wird sie in Customer Engagement deaktiviert — sie bleibt also erhalten und wird nur inaktiv gesetzt. Als Statusgrund wird festgehalten, dass die Löschung aus BC kam.

flowchart LR
  A["Firma in BC gelöscht"] --> B["Eintrag im<br/>Änderungsprotokoll von BC"]
  B --> C["Abgleich liest das Protokoll"]
  C --> D["Firma in CE wird<br/><b>deaktiviert</b>"]

Der Weg über das Änderungsprotokoll ist notwendig, weil eine gelöschte Firma in der normalen Schnittstelle nicht mehr auftaucht — sie könnte durch Abgleich gar nicht mehr gefunden werden. Das Protokoll hält dagegen fest, dass etwas gelöscht wurde.

Wiedererkannt wird die Firma über die BC System-ID — anders als beim Übernehmen aus BC, das über die BC Kontaktnummer geht. Das Protokoll kennt nur die System-ID des gelöschten Datensatzes.

Warum nicht gelöscht wird

An einer Firma hängen Kontakte, Verkaufschancen, Angebote und Aktivitäten. Ein hartes Löschen würde diese Historie zerstören oder von Dataverse ohnehin abgelehnt. Die Firma inaktiv zu setzen erhält den Zusammenhang und macht zugleich sichtbar, dass sie im ERP nicht mehr existiert.

Anders verhalten sich Angebotspositionen: Sie werden tatsächlich gelöscht, weil sie vollständig aus BC nachgeführt werden. Angebote selbst werden storniert. Siehe Datenfluss.

Was sich an der Firma ändert

Alle übrigen Felder bleiben unverändert — auch Sync zu BC und die BC System-ID.

Worauf zu achten ist

Reaktivieren geht nicht automatisch

Wird die Firma in BC erneut angelegt, bekommt sie dort eine neue System-ID und Kontaktnummer. Sie kommt dann als neue Firma nach CE — die deaktivierte bleibt daneben stehen. Eine automatische Zusammenführung gibt es nicht.

Dasselbe Verhalten bei Kontakt und Produkt

Kontakte (contactsfrombcdelete, 440) und Produkte (productsfrombcdelete, 450) werden nach demselben Muster deaktiviert statt gelöscht.

Technische Details

Die vollständige technische Mapping-Tabelle mit Feldzuordnungen, Key-Auflösung und Transformationen steht unter Technisches Mapping → accountsfrombcdelete.